הקדמה לתוכנת הMicrosoft Outlook :
תוכנת האאוטלוק היא חלק מחבילת התוכנה OFFICE של חברת התוכנה מיקרוסופט. האאוטלוק מוכר לנו מסוף המאה הקודם (באזור 1998) – שוחרר עם גרסת Microsoft Exchange Server 5.5.
התכונה כיום מכילה כמה מודולים עיקריים שנציגם כאן:
דואר אלקטרוני – זהו ללא ספק המודול העיקרי של התוכנה המאפשר לנהל את מערכת הדואר האלקטרוני – קבלת דואר, שליחת דואר, ארגון הדואר בתיקיות, יצירת כללים אוטומטיים, אישורי מסירה / קריאה וכ"ו.
במודול זה ניתן לנהל מספר פרופילים אשר כל אחד יכול להכיל מספר תיבות דואר.
ניהול קבצי הנתונים של המיילים בתוכנת Outlook תומך בטכנולוגיות:
POP3 – הורדת הדואר משרת מרוחק ואחסון הדואר בתיקייה מקומית במחשב.
IMAP – אחסון וניהול הדואר מתבצע בשרת ולא מקומית.
Exchange – סנכרון הדואר, יומן, אנשי קשר ומשימות מול שרת הExchange.
אנשי קשר – מודול לניהול הפרטים של אנשי הקשר (שם פרטי, שם משפחה, כינוי , טלפון, דואר אלקטרוני, כתובת, שם חברה וכ"ו) וניהול קבוצות המכילות אנשי קשר, המאפשר שליחת דואר למספר רב של נמענים.
יומן – מודול לניהול לוח זמנים, יצירת אירועים על גבי לוח שנה, קביעת וזימון לפגישות.
מודול היומן מהווה תוספת חשובה ומנצחת למערכת האאוטלוק מאחר גם ובמוצרים המקבילים לאאוטלוק לא קיים מודול כזה (לדוגמה: outlook express, windows live, Mozilla Thunderbird, IncrediMail וכדומה)
משימות – לוח לניהול משימות, יצירת משימות עם אפשרות לתיזמון התראות וניהול על פי קטגוריות.
Office 365
בשנת 2011 השיקה מיקרוסופט את ה Office 365 – חבילת שירותי ענן, כאשר השחקן הבולט והרלוונטי למאמרנו מתוך החבילה, הוא ה Exchange Online הכולל שירותי דואר אלקטרוני (תיבה בגודל של 50GB), לוח שנה, אנשי קשר ומשימות.
מחיר השירות בענן בלבד עומד על כ 60$ לשנה ולא כולל את תוכנות האופיס השונות להתקנה במחשב. ישנה חבילה יקרה יותר (בין 100$ ל 150$ לשנה) שכוללת את התוכנות השונות להתקנה במחשב ומכשירי טאבלט וסמארטפונים (/ מספר מכשירים ומחשבים).
*תמחור ופרטי החבילות משתנה לעיתים, יש להתעדכן באתר של Microsoft לקבלת מחירים עדכניים.